Một trong những rào cản lớn nhất của nhiều cơ quan, đơn vị hành chính và doanh nghiệp chính là kho lưu trữ khổng lồ bằng giấy. Những văn bản như quyết định, công văn, hồ sơ hưởng chế độ… được lưu trữ suốt nhiều năm, tạo thành khối lượng khổng lồ vừa khó tra cứu vừa khó tận dụng cho phân tích dữ liệu. Nếu phải nhập thủ công từng dòng vào Excel, công việc này có thể kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm, với rủi ro sai sót cao.
Giải pháp để giải quyết triệt để bài toán này là số hoá toàn bộ hồ sơ giấy và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để khai thác. Khi được triển khai đúng cách, quy trình này có thể rút ngắn hàng tháng làm việc xuống chỉ còn vài ngày.
Lợi ích của số hoá hồ sơ giấy
- Tiết kiệm thời gian: Thay vì nhập liệu thủ công từng quyết định, hàng chục nghìn hồ sơ có thể được quét và chuyển đổi cùng lúc.
- Giảm sai sót: AI hỗ trợ nhận diện ký tự (OCR) chính xác hơn nhiều so với con người khi khối lượng quá lớn.
- Tìm kiếm nhanh chóng: Hồ sơ giấy sau khi số hoá có thể được lưu trên Drive hoặc Notebook, chỉ mất vài giây để tra cứu.
- Tạo nền tảng cho phân tích: Dữ liệu dạng bảng có thể dễ dàng xử lý thống kê, lập báo cáo, xây dựng dashboard, chatbot tra cứu tự động.
Số hoá theo lô thay vì từng tờ
Một sai lầm phổ biến là quét từng văn bản riêng lẻ. Cách này cực kỳ tốn thời gian. Thay vào đó, nên sử dụng máy photocopy hoặc máy scan có chức năng nạp giấy tự động (ADF).
- Máy sẽ kẹp cả xấp quyết định, quét hai mặt cùng lúc với tốc độ cao.
- Định dạng quét phù hợp: 300dpi, grayscale để cân bằng giữa chất lượng và dung lượng.
- Gom nhiều văn bản vào cùng một file, nhưng cần đảm bảo mỗi file dưới 200MB để tiện xử lý về sau.
- Đặt tên file có quy luật rõ ràng, ví dụ:
QD_TCTN_2025-0001.pdf(năm – số thứ tự).
Nếu cơ quan không có máy ADF tốc độ cao, có thể nhờ đến dịch vụ photocopy. Nhiều tiệm có máy scan hiện đại, có thể xử lý hàng nghìn tờ giấy trong vài giờ.
Lưu trữ tập trung và khoa học
Khi đã có file PDF, bước quan trọng tiếp theo là lưu trữ. Cần tránh tình trạng lưu rải rác ở nhiều máy tính cá nhân. Thay vào đó:
- Google Drive hoặc NotebookLM là lựa chọn hợp lý để lưu trữ tập trung.
- Phân chia thư mục theo năm hoặc theo loại quyết định để dễ dàng quản lý.
- Bảo đảm phân quyền truy cập để tránh rò rỉ thông tin.
Lưu trữ tập trung không chỉ giúp dễ dàng quản lý mà còn tạo điều kiện cho việc khai thác dữ liệu bằng AI.
Trích xuất dữ liệu sang bảng tính bằng AI
Đây là phần giúp tiết kiệm nhiều công sức nhất. Thay vì nhập từng dòng vào Excel, hãy để AI đọc file PDF và tự động tạo bảng.
Mở Google Sheets, bật Gemini (AI tích hợp).
Kéo thả một số file PDF mẫu vào và yêu cầu AI trích xuất theo định dạng cố định.
Ví dụ các trường cần có:
- Số quyết định
- Ngày quyết định
- Họ tên
- CCCD
- Số sổ BHXH
- Thời gian đóng BHTN
- Mức hưởng
- Thời gian hưởng
- Ngày bắt đầu hưởng
- Ngày kết thúc hưởng
- Ngân hàng
- Số tài khoản
- Ghi chú
Khi bảng mẫu đã chính xác, mở rộng yêu cầu cho cả thư mục chứa hàng nghìn file.
AI sẽ trả về dữ liệu đã chuẩn hoá: ngày theo định dạng DD/MM/YYYY, số tiền dạng số, trường không đọc được thì để trống.
Kiểm tra và hiệu chỉnh dữ liệu
Dù AI rất mạnh, việc kiểm tra lại là cần thiết. Cách nhanh nhất là lấy ngẫu nhiên 30–50 quyết định để đối chiếu thủ công. Nếu phát hiện lỗi ở một trường nào đó (ví dụ: họ tên bị tách sai), có thể cung cấp thêm ví dụ cụ thể cho AI và chạy lại.
Ngoài ra, nên thêm một cột Nguồn file để lưu tên file gốc. Nhờ vậy, nếu phát hiện dữ liệu sai, việc truy ngược lại văn bản ban đầu sẽ cực kỳ nhanh chóng.
Mẹo tăng độ chính xác khi quét OCR
- Đặt giấy phẳng, tránh nghiêng hoặc bị bóng.
- Nếu giấy cũ, ố vàng → chọn chế độ Text/Document thay vì Photo.
- Với hồ sơ có dấu mộc mờ, chữ nhòe → quét ở 600dpi cho rõ nét.
- Đặc biệt, với các trường dạng số (CCCD, số sổ BHXH), hãy yêu cầu AI chỉ trả về ký tự số.
Tương lai: Xây dựng chatbot tra cứu hồ sơ
Sau khi toàn bộ hồ sơ đã được số hoá và chuyển sang bảng dữ liệu, bước tiếp theo là tự động hoá khai thác. Có thể tạo chatbot để đặt câu hỏi như:
- “Cho tôi danh sách các quyết định trong tháng 5/2025.”
- “Tìm số tài khoản ngân hàng của Nguyễn Văn A.”
- “Bao nhiêu trường hợp hưởng trợ cấp từ 6 tháng trở lên trong năm 2024?”
Điều này giúp việc quản lý hồ sơ không chỉ dừng lại ở lưu trữ, mà thực sự trở thành một kho dữ liệu số sống động, sẵn sàng phục vụ cho phân tích và ra quyết định.
Kết luận
Số hoá hồ sơ giấy không còn là lựa chọn, mà là bước bắt buộc trong hành trình chuyển đổi số. Khi biết cách kết hợp quét theo lô, lưu trữ khoa học và khai thác bằng AI, chúng ta có thể:
- Giảm khối lượng công việc thủ công từ hàng tháng xuống vài ngày.
- Giữ dữ liệu chính xác, dễ tra cứu và bảo mật.
- Tận dụng nguồn dữ liệu quý giá phục vụ quản lý, phân tích và ra quyết định.
Thay vì để văn bản giấy “ngủ yên” trong tủ hồ sơ, hãy biến chúng thành dữ liệu số hữu ích – nền tảng quan trọng cho một nền hành chính hiện đại và thông minh.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
SDT: 0977383456
EMAIL: kbtech.technology@gmail.com
WEBSITE : kbtech.com.vn
ĐĂNG KÝ ZALO OA : dangkyzalooa.com
Giải pháp Zalo Mini App
Kiến thức