Phần mềm quản lý xuất khẩu lao động và du học

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu lao động hoặc tư vấn du học thường phải xử lý một quy trình dài với nhiều hồ sơ, nhiều nhân viên và nhiều mốc tiến độ khác nhau. Từ lúc tiếp nhận ứng viên, tư vấn, tuyển dụng hoặc lựa chọn chương trình học cho đến đào tạo, hoàn thiện giấy tờ, phỏng vấn, ký hợp đồng, thu phí và hoàn tất thủ tục, mỗi hồ sơ đều cần được theo dõi liên tục.

Nếu dữ liệu nằm rải rác trong Excel, giấy tờ hoặc nhiều công cụ riêng lẻ, việc kiểm tra tiến độ từng hồ sơ, tình trạng giấy tờ, lịch phỏng vấn hay công nợ sẽ mất nhiều thời gian. Đặc biệt, doanh nghiệp vừa làm xuất khẩu lao động vừa du học càng cần phân tách rõ từng nghiệp vụ nhưng vẫn có khả năng quản lý tập trung những bộ phận dùng chung.

KBTECH tư vấn, thiết kế và triển khai phần mềm quản lý xuất khẩu lao động và du học theo quy trình thực tế của từng doanh nghiệp. Hệ thống có thể triển khai riêng cho từng lĩnh vực hoặc kết hợp cả hai trên cùng một nền tảng.

Phần mềm quản lý xuất khẩu lao động

Phù hợp với doanh nghiệp chuyên xuất khẩu lao động hoặc có bộ phận kinh doanh, tuyển dụng và đào tạo người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

Quy trình xuất khẩu lao động có nhiều giai đoạn nối tiếp nhau. Một ứng viên có thể bắt đầu từ khâu được tư vấn, tham gia tuyển dụng, lựa chọn đơn hàng, đào tạo, phỏng vấn, hoàn thiện hồ sơ, ký hợp đồng, thực hiện các khoản phí và cuối cùng là xuất cảnh.

Phần mềm được KBTECH thiết kế để doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình này trên một hệ thống thống nhất.

Quản lý người lao động và ứng viên

• Thông tin người lao động được tập trung ngay từ khi doanh nghiệp tiếp nhận. Nhân viên có thể cập nhật thông tin cá nhân, lịch sử tư vấn và tình trạng xử lý của từng hồ sơ.
• Thay vì phải tìm kiếm một ứng viên trong nhiều file Excel, doanh nghiệp có thể theo dõi hồ sơ theo từng trạng thái và biết người lao động đang ở bước nào trong quy trình.

Quản lý đơn hàng tuyển dụng và đối tác

Doanh nghiệp có thể quản lý các đơn hàng tuyển dụng, nhu cầu tuyển người và thông tin đối tác liên quan. Dữ liệu giữa đơn hàng và người lao động được kết nối để thuận tiện theo dõi quá trình tuyển dụng. Việc tập trung thông tin cũng giúp nhà quản lý nắm được tình hình xử lý từng đơn hàng và số lượng ứng viên đang tham gia.

Theo dõi đào tạo, hồ sơ và tiến độ

Sau tuyển dụng, người lao động có thể tiếp tục trải qua các bước đào tạo và hoàn thiện giấy tờ. Phần mềm giúp nhân viên cập nhật tiến độ của từng hồ sơ, từ đó dễ dàng nhận biết hồ sơ đã hoàn thành, đang xử lý hoặc còn thiếu thông tin. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp phải quản lý số lượng lớn người lao động cùng lúc.

Quản lý phỏng vấn, hợp đồng, thu phí và công nợ

Các thông tin về lịch phỏng vấn, hợp đồng, khoản phí đã thu và công nợ có thể được quản lý gắn với từng hồ sơ. Nhà quản lý có thể kiểm tra tình trạng của từng người lao động mà không phải đối chiếu thủ công giữa nhiều bảng dữ liệu.

Theo dõi tiến độ đến khi xuất cảnh

Từ quá trình tuyển dụng đến khi hoàn tất các thủ tục, hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi trạng thái của từng người lao động. Những hồ sơ đang chậm hoặc chưa hoàn thành một bước có thể được xác định để bộ phận phụ trách tiếp tục xử lý.

Phần mềm quản lý du học

Phù hợp với doanh nghiệp tư vấn du học, trung tâm du học hoặc bộ phận chuyên xử lý hồ sơ học viên đi học tại nước ngoài.

Mặc dù cũng quản lý hồ sơ và tiến độ, quy trình du học có những nghiệp vụ riêng. Doanh nghiệp cần theo dõi học viên, quá trình tư vấn, chương trình học, trường học, hồ sơ, đào tạo, phỏng vấn, hợp đồng và các khoản phí.

Vì vậy, KBTECH xây dựng phần quản lý du học theo nghiệp vụ riêng thay vì gộp chung với quy trình xuất khẩu lao động.

Quản lý học viên và lịch sử tư vấn

• Thông tin học viên được quản lý tập trung từ thời điểm tiếp nhận nhu cầu. Nhân viên có thể cập nhật quá trình tư vấn và tình trạng xử lý của từng học viên.
• Lịch sử trao đổi và thông tin liên quan đến hồ sơ giúp nhân viên tiếp tục xử lý công việc mà không phải phụ thuộc vào dữ liệu cá nhân được lưu riêng ở từng người.

Quản lý chương trình học và đối tác

Doanh nghiệp có thể quản lý thông tin chương trình học, trường học và đối tác theo quy trình riêng. Việc liên kết thông tin học viên với chương trình và đối tác giúp nhân viên thuận tiện hơn khi tư vấn, xử lý hồ sơ và theo dõi tiến độ.

Quản lý hồ sơ du học

Hồ sơ là một trong những phần cần được kiểm soát xuyên suốt quá trình tư vấn du học. Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng từng hồ sơ, biết hồ sơ nào đang xử lý, hồ sơ nào còn thiếu và hồ sơ nào đã hoàn thiện. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi tiến độ của từng học viên thay vì yêu cầu nhân viên tổng hợp thủ công từ nhiều bảng tính.

Theo dõi đào tạo và lịch phỏng vấn

Với những chương trình có yêu cầu đào tạo hoặc phỏng vấn, hệ thống có thể quản lý tiến độ theo từng học viên. Các trạng thái như đang đào tạo, chờ phỏng vấn, đã phỏng vấn hoặc đang hoàn thiện thủ tục có thể được tổ chức theo quy trình mà doanh nghiệp thực tế đang sử dụng.

Quản lý hợp đồng, thu phí và công nợ

Thông tin hợp đồng, các khoản phí và công nợ được quản lý tập trung theo từng học viên. Điều này giúp bộ phận liên quan dễ kiểm tra tình trạng thanh toán và hạn chế việc phải đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn.

Doanh nghiệp vừa làm xuất khẩu lao động vừa du học thì quản lý thế nào?

Một số doanh nghiệp hoạt động đồng thời trong cả xuất khẩu lao động và tư vấn du học. Đây là trường hợp cần một cách thiết kế khác với doanh nghiệp chỉ triển khai một nghiệp vụ.

Hai lĩnh vực có thể sử dụng một số bộ phận chung như nhân sự, tài chính, đối tác, báo cáo quản trị, chấm công, lương và KPI, nhưng quy trình xử lý hồ sơ của người lao động và học viên vẫn cần được tách riêng.

KBTECH có thể thiết kế hệ thống theo mô hình:

Phân hệ xuất khẩu lao động
Ứng viên → Tư vấn → Tuyển dụng → Đơn hàng → Đào tạo → Phỏng vấn → Hồ sơ → Hợp đồng → Thu phí → Xuất cảnh.

Phân hệ du học
Học viên → Tư vấn → Chương trình/trường → Hồ sơ → Đào tạo → Phỏng vấn → Hợp đồng → Thu phí → Hoàn tất thủ tục.

Các bộ phận dùng chung
Nhân sự → Chấm công → Lương → KPI → Đối tác → Tài chính → Công nợ → Báo cáo quản trị.

Cách triển khai này giúp doanh nghiệp không phải nhập hai nghiệp vụ vào một quy trình duy nhất. Người phụ trách xuất khẩu lao động tập trung vào hồ sơ người lao động và đơn hàng; bộ phận du học quản lý học viên và hồ sơ du học; trong khi ban quản lý vẫn có thể theo dõi các dữ liệu chung trên cùng hệ thống.

Quản lý nhân sự, chấm công, lương và KPI

Ngoài nghiệp vụ chính, doanh nghiệp có thể có nhu cầu quản lý hoạt động nội bộ. KBTECH có thể thiết kế thêm các chức năng quản lý nhân viên, chấm công, tính lương và KPI tùy theo phạm vi triển khai.

Khi những dữ liệu này được tổ chức trong cùng hệ thống, doanh nghiệp có thể giảm việc sử dụng quá nhiều công cụ riêng lẻ cho từng phòng ban.

Báo cáo quản trị trên một hệ thống

Dữ liệu từ hồ sơ, tuyển dụng, đào tạo, phỏng vấn, hợp đồng, thu phí và công nợ có thể được tổng hợp thành các báo cáo phục vụ quản lý.

Với doanh nghiệp chỉ làm xuất khẩu lao động, báo cáo có thể tập trung vào tình hình ứng viên, đơn hàng và tiến độ xuất cảnh. Với doanh nghiệp chỉ làm du học, báo cáo có thể tập trung vào học viên, hồ sơ và tiến độ xử lý. Nếu doanh nghiệp làm cả hai, hệ thống có thể phân tách dữ liệu theo từng nghiệp vụ nhưng vẫn hỗ trợ quản lý tổng thể.

Khi nào doanh nghiệp nên xây dựng phần mềm theo yêu cầu?

Mỗi doanh nghiệp có thể có cách tổ chức hồ sơ, quy trình tuyển dụng, phân quyền nhân viên và hệ thống báo cáo khác nhau. Vì vậy, việc sử dụng một phần mềm có quy trình cố định đôi khi không phù hợp hoàn toàn với cách vận hành thực tế.

Giải pháp phần mềm theo yêu cầu cho phép doanh nghiệp xác định trước những nghiệp vụ cần quản lý, cách các phòng ban phối hợp, loại dữ liệu cần lưu trữ, biểu mẫu cần sử dụng và báo cáo mà nhà quản lý cần theo dõi.

Đặc biệt với doanh nghiệp hoạt động đồng thời xuất khẩu lao động và du học, hệ thống có thể được thiết kế để vừa tách riêng nghiệp vụ, vừa dùng chung những chức năng cần thiết.

KBTECH triển khai phần mềm quản lý xuất khẩu lao động và du học

KBTECH tư vấn, thiết kế và triển khai giải pháp phần mềm quản lý xuất khẩu lao động, phần mềm quản lý du học hoặc hệ thống kết hợp cả hai tùy theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chỉ kinh doanh xuất khẩu lao động, hệ thống có thể tập trung vào người lao động, đơn hàng, tuyển dụng, đào tạo, hồ sơ, phỏng vấn, hợp đồng, thu phí và tiến độ xuất cảnh.

Nếu doanh nghiệp chỉ hoạt động trong lĩnh vực du học, phần mềm được xây dựng theo quy trình học viên, tư vấn, chương trình học, trường/đối tác, hồ sơ, đào tạo, phỏng vấn, hợp đồng và thu phí.

Nếu doanh nghiệp triển khai cả xuất khẩu lao động và du học, KBTECH có thể thiết kế các phân hệ riêng cho từng nghiệp vụ, đồng thời quản lý tập trung những phần dùng chung như nhân sự, tài chính, công nợ, chấm công, lương, KPI và báo cáo quản trị.

Mục tiêu không chỉ là đưa quy trình hiện tại lên phần mềm mà còn giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, kiểm soát tiến độ hồ sơ và quản lý hoạt động trên một hệ thống phù hợp với cách vận hành thực tế.

Liên hệ KBTECH để được tư vấn giải pháp phù hợp:

• SDT: 0857790998
• EMAIL:    kbtech.technology@gmail.com 
• WEBSITE:   kbtech.com.vn 
• FACEBOOK:  Công ty CP công nghệ KBTECH