Làm sao truy xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất?

Khi một sản phẩm đi qua nhiều công đoạn, việc biết chính xác sản phẩm đang ở đâu, đã được xử lý như thế nào và phát sinh vấn đề tại bước nào trở nên rất quan trọng. Nếu dữ liệu được ghi chép thủ công hoặc phân tán ở nhiều bộ phận, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để tìm lại lịch sử sản xuất khi có sai sót.

Vậy làm sao truy xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác? Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình truy xuất xuyên suốt từ nguyên vật liệu đầu vào, lệnh sản xuất, từng công đoạn gia công, kiểm tra chất lượng cho đến khi hoàn thiện và nhập kho thành phẩm.

Truy xuất sản phẩm trong sản xuất là gì?

Truy xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất là việc xác định và theo dõi toàn bộ lịch sử của một sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất. Thông tin có thể bao gồm nguyên vật liệu sử dụng, lệnh sản xuất, công đoạn đã thực hiện, thời gian xử lý, sản lượng, kết quả kiểm tra chất lượng và tình trạng hiện tại của sản phẩm.

Thay vì chỉ biết một sản phẩm đã hoàn thành hay chưa, hệ thống truy xuất cho phép doanh nghiệp trả lời những câu hỏi cụ thể như: sản phẩm đang ở công đoạn nào, đã đi qua những bước nào, sử dụng nguyên vật liệu nào và nếu phát sinh lỗi thì lỗi có thể xuất hiện ở đâu.

Đây là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát tiến độ, chất lượng và lịch sử sản xuất một cách minh bạch hơn.

Vì sao doanh nghiệp cần truy xuất sản phẩm theo từng công đoạn?

Trong quy trình sản xuất thực tế, một sản phẩm có thể trải qua nhiều bước trước khi trở thành thành phẩm. Nếu chỉ quản lý bằng phiếu giấy hoặc bảng Excel riêng lẻ, dữ liệu giữa các công đoạn rất dễ bị rời rạc.

Khi có sản phẩm lỗi, bộ phận quản lý có thể phải tìm lại nhiều phiếu sản xuất, hỏi từng bộ phận hoặc đối chiếu dữ liệu từ nhiều file khác nhau. Cách làm này vừa mất thời gian vừa khó đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

Ngược lại, khi từng công đoạn được ghi nhận trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định trạng thái và lịch sử của sản phẩm. Điều này đặc biệt hữu ích đối với nhà máy có nhiều công đoạn, nhiều dây chuyền hoặc sản lượng lớn.

Làm sao truy xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất?

Một quy trình truy xuất hiệu quả nên được xây dựng xuyên suốt từ đầu vào đến đầu ra thay vì chỉ theo dõi sản phẩm ở một công đoạn riêng lẻ.

1. Gắn mã nhận diện cho sản phẩm hoặc lệnh sản xuất

Mỗi sản phẩm, lô sản xuất hoặc lệnh sản xuất cần có một mã nhận diện riêng. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã QR hoặc mã vạch để liên kết mã này với dữ liệu trên hệ thống.

Khi quét mã, nhân viên có thể xác định sản phẩm thuộc lệnh sản xuất nào, đang ở công đoạn nào và cần thực hiện bước tiếp theo.

Cách quản lý này giúp hạn chế việc nhập lại thông tin bằng tay và tạo ra một mã xuyên suốt quá trình sản xuất.

2. Ghi nhận nguyên vật liệu đầu vào

Truy xuất sản phẩm không nên bắt đầu từ công đoạn gia công mà cần bắt đầu từ nguyên vật liệu.

Hệ thống cần ghi nhận sản phẩm hoặc lô sản xuất đã sử dụng những nguyên vật liệu nào, số lượng bao nhiêu và được xuất từ kho nào. Khi có vấn đề liên quan đến chất lượng thành phẩm, doanh nghiệp có thể truy ngược dữ liệu để xác định nguồn nguyên vật liệu liên quan.

Mối liên kết có thể được hình dung:

Nguyên vật liệu → Lô sản xuất → Lệnh sản xuất → Sản phẩm → Thành phẩm

Nhờ đó, dữ liệu đầu vào và đầu ra được liên kết thay vì tồn tại độc lập.

3. Theo dõi sản phẩm qua từng công đoạn

Đây là phần quan trọng nhất của quy trình truy xuất.

Mỗi khi sản phẩm hoàn thành một công đoạn, hệ thống cần cập nhật trạng thái tương ứng. Chẳng hạn, một sản phẩm có thể lần lượt đi qua:

Cắt → Gia công → Lắp ráp → Kiểm tra chất lượng → Đóng gói → Nhập kho

Tại mỗi bước, hệ thống có thể ghi nhận thời gian thực hiện, số lượng hoàn thành, số lượng lỗi và trạng thái chuyển sang công đoạn tiếp theo.

Nhờ vậy, người quản lý không chỉ biết sản phẩm đã hoàn thành mà còn biết chính xác sản phẩm đang nằm ở đâu trong dây chuyền.

4. Ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng

Một hệ thống truy xuất sản xuất tốt cần liên kết dữ liệu sản xuất với dữ liệu kiểm tra chất lượng.

Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, hệ thống có thể ghi nhận sản phẩm hoặc lô sản xuất bị lỗi, công đoạn liên quan và kết quả kiểm tra.

Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng trả lời câu hỏi: “Sản phẩm lỗi ở công đoạn nào?” thay vì chỉ biết tổng số sản phẩm lỗi cuối ngày.

5. Hoàn thiện và nhập kho thành phẩm

Sau khi sản phẩm vượt qua các bước kiểm tra, dữ liệu cần được cập nhật sang trạng thái thành phẩm. Hệ thống có thể liên kết sản phẩm với kho thành phẩm, số lượng nhập kho và thông tin lô hàng.

Như vậy, quá trình truy xuất không kết thúc ở dây chuyền mà tiếp tục kết nối với dữ liệu kho và hoạt động xuất hàng.

Có thể truy xuất sản phẩm bằng mã QR hoặc mã vạch không?

Có. QR và mã vạch là một trong những phương thức phù hợp để kết nối sản phẩm thực tế với dữ liệu trên phần mềm.

Thay vì nhân viên phải tìm kiếm thủ công mã sản phẩm hoặc nhập thông tin, chỉ cần quét mã đã được gắn cho sản phẩm, lô hàng hoặc lệnh sản xuất để cập nhật trạng thái.

Một quy trình có thể hoạt động như sau:

Quét mã → Xác định sản phẩm → Kiểm tra công đoạn → Cập nhật kết quả → Chuyển sang công đoạn tiếp theo.

Với nhà máy có nhiều công đoạn, cách làm này giúp dữ liệu được cập nhật nhanh hơn và giảm phụ thuộc vào giấy tờ hoặc file Excel riêng của từng bộ phận.

Khi sản phẩm bị lỗi, truy xuất như thế nào?

Đây là lúc giá trị của hệ thống truy xuất thể hiện rõ nhất.

Giả sử một lô thành phẩm phát hiện lỗi sau khi hoàn tất. Thay vì kiểm tra thủ công toàn bộ quá trình, người quản lý có thể truy xuất theo mã sản phẩm hoặc mã lô để xem:

• Sản phẩm thuộc lệnh sản xuất nào.

• Sử dụng nguyên vật liệu nào.

• Đã đi qua những công đoạn nào.

• Thời điểm thực hiện từng công đoạn.

• Sản lượng đạt và sản lượng lỗi.

• Kết quả kiểm tra chất lượng.

• Sản phẩm đang nằm ở kho nào hoặc đã được xuất đi hay chưa.

Từ dữ liệu này, doanh nghiệp có cơ sở khoanh vùng nguyên nhân và phạm vi sản phẩm có khả năng bị ảnh hưởng.

Excel có phù hợp để truy xuất sản phẩm không?

Excel vẫn có thể đáp ứng nhu cầu ở quy mô nhỏ, khi số lượng sản phẩm và công đoạn chưa nhiều. Tuy nhiên, khi dữ liệu sản xuất tăng lên, việc sử dụng nhiều file Excel cho từng bộ phận dễ phát sinh tình trạng trùng dữ liệu, nhập sai, khó đồng bộ và mất thời gian tổng hợp.

Đặc biệt, Excel không tự tạo ra một quy trình truy xuất xuyên suốt nếu doanh nghiệp không xây dựng hệ thống dữ liệu và quy tắc cập nhật phù hợp.

Với nhà máy có nhiều công đoạn, nhiều lệnh sản xuất và yêu cầu theo dõi theo thời gian thực, phần mềm quản lý sản xuất sẽ phù hợp hơn vì dữ liệu có thể được tập trung và liên kết giữa các bộ phận.

Phần mềm quản lý nhà máy hỗ trợ truy xuất sản phẩm như thế nào?

Phần mềm quản lý nhà máy có thể xây dựng quy trình truy xuất từ nguyên vật liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra trên cùng một hệ thống.

Tại KBTECH, chúng tôi định hướng giải pháp quản lý sản xuất theo chuỗi dữ liệu gồm nguyên vật liệu, kho, lệnh sản xuất, tiến độ từng công đoạn, sản lượng, chất lượng và thành phẩm. Khi kết hợp QR hoặc mã vạch, doanh nghiệp có thể theo dõi và truy xuất sản phẩm xuyên suốt quá trình thay vì quản lý dữ liệu rời rạc.

Một hệ thống phù hợp có thể giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm được sản phẩm đang ở công đoạn nào, tiến độ thực tế ra sao, công đoạn nào phát sinh lỗi và dữ liệu thành phẩm đang liên kết với kho như thế nào.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể thiết kế quy trình truy xuất phù hợp với đặc thù sản xuất thay vì phải thay đổi toàn bộ quy trình hiện tại để phù hợp với một phần mềm đóng gói sẵn.

Doanh nghiệp nên bắt đầu xây dựng hệ thống truy xuất từ đâu?

Không nhất thiết phải số hóa toàn bộ nhà máy cùng một lúc. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những dữ liệu quan trọng nhất:

Bước 1: Chuẩn hóa mã sản phẩm, nguyên vật liệu và lệnh sản xuất.

Bước 2: Xác định các công đoạn cần theo dõi.

Bước 3: Quy định dữ liệu cần ghi nhận tại từng công đoạn.

Bước 4: Gắn QR hoặc mã vạch cho sản phẩm, lô hoặc lệnh sản xuất nếu phù hợp.

Bước 5: Kết nối dữ liệu sản xuất với kho và kiểm tra chất lượng.

Bước 6: Xây dựng báo cáo để nhà quản lý có thể truy xuất lịch sử sản phẩm khi cần.

Khi quy trình đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể tiếp tục mở rộng sang quản lý kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, năng suất, KPI, nhân sự và các hoạt động vận hành khác.

Kết luận

Làm sao truy xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất? Cốt lõi không nằm ở việc lưu lại một mã sản phẩm mà là xây dựng được chuỗi dữ liệu liên tục từ nguyên vật liệu → lệnh sản xuất → từng công đoạn → kiểm tra chất lượng → thành phẩm → kho.

QR hoặc mã vạch giúp nhận diện và cập nhật sản phẩm nhanh chóng, trong khi phần mềm quản lý sản xuất giúp liên kết dữ liệu giữa các công đoạn. Khi toàn bộ thông tin được tập trung, doanh nghiệp có thể nhanh chóng biết sản phẩm đang ở đâu, đã trải qua những bước nào và vấn đề phát sinh tại vị trí nào.

KBTECH cung cấp giải pháp tư vấn, thiết kế và triển khai phần mềm quản lý theo yêu cầu, trong đó quy trình sản xuất, truy xuất sản phẩm, kho, QR/mã vạch và báo cáo có thể được xây dựng theo nghiệp vụ thực tế của từng doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc theo dõi sản xuất bằng Excel hoặc dữ liệu giữa các công đoạn chưa đồng bộ, đây là thời điểm phù hợp để chuẩn hóa và số hóa quy trình quản lý.