Nội dung chính

Khi hệ thống phân phối có vài chục, vài trăm đại lý, việc biết chính xác đại lý nào đang bán tốt, đại lý nào có doanh số giảm hay khu vực nào đang tăng trưởng không còn đơn giản nếu dữ liệu được theo dõi rời rạc trên Excel.

Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng cách theo dõi doanh số theo từng đại lý, trong đó dữ liệu đơn hàng, doanh thu, công nợ, sản phẩm và thời gian được liên kết với nhau. Khi dữ liệu được tập trung, nhà quản lý có thể nhanh chóng biết đại lý nào mang lại doanh thu cao, doanh số đang tăng hay giảm và hoạt động kinh doanh cần được điều chỉnh ở đâu.

Doanh nghiệp cần theo dõi những dữ liệu nào của từng đại lý?

Trước hết, mỗi đại lý cần có một hồ sơ dữ liệu riêng. Đây là cơ sở để hệ thống ghi nhận và tổng hợp toàn bộ hoạt động bán hàng.

Các thông tin quan trọng thường gồm:

  • Mã và tên đại lý

  • Khu vực hoặc địa bàn phụ trách

  • Nhân viên kinh doanh quản lý

  • Lịch sử đơn hàng

  • Tổng giá trị đơn hàng

  • Doanh số theo từng khoảng thời gian

  • Sản phẩm đã bán

  • Chính sách giá và chiết khấu

  • Số tiền đã thanh toán

  • Công nợ hiện tại và công nợ quá hạn

Điểm quan trọng là dữ liệu phải được liên kết. Khi một đơn hàng phát sinh, hệ thống cần xác định đơn hàng thuộc đại lý nào, giá trị bao nhiêu, đã thanh toán hay chưa và hàng hóa đã được xuất từ kho nào.

Nhờ đó, doanh nghiệp không phải tổng hợp lại dữ liệu từ nhiều nguồn mỗi khi cần xem báo cáo.

Theo dõi doanh số từng đại lý như thế nào?

Một cách quản lý hiệu quả là xây dựng báo cáo doanh số theo từng đại lý và cho phép lọc theo thời gian.

Ví dụ, nhà quản lý có thể xem:

Đại lý Doanh số tháng này Tháng trước Tăng/giảm Số đơn
Đại lý A 850 triệu 760 triệu +11,8% 45
Đại lý B 620 triệu 655 triệu -5,3% 38
Đại lý C 410 triệu 350 triệu +17,1% 27

Từ báo cáo này, nhà quản lý không chỉ biết tổng doanh số mà còn có thể nhận ra xu hướng của từng đại lý.

Một đại lý có doanh số cao nhưng liên tục giảm trong vài tháng có thể cần được theo dõi. Ngược lại, một đại lý quy mô nhỏ nhưng tăng trưởng nhanh có thể là nhóm cần được đầu tư thêm.

Không nên chỉ nhìn vào tổng doanh số

Doanh số là chỉ số quan trọng nhưng chưa đủ để đánh giá hiệu quả của một đại lý.

Doanh nghiệp nên kết hợp nhiều chỉ số như:

Doanh số + số đơn hàng + tốc độ tăng trưởng + lợi nhuận + công nợ + tình trạng thanh toán.

Ví dụ, đại lý A có doanh số 1 tỷ đồng nhưng đang có khoản công nợ lớn và nhiều khoản quá hạn. Trong khi đó, đại lý B có doanh số 800 triệu đồng nhưng thanh toán đúng hạn và tăng trưởng ổn định.

Nếu chỉ nhìn vào doanh thu, doanh nghiệp có thể đánh giá sai hiệu quả của hai đại lý này.

Vì vậy, báo cáo nên cho phép xem doanh số cùng với công nợ và lịch sử thanh toán của từng đại lý.

So sánh doanh số giữa các đại lý

Khi số lượng đại lý tăng, việc so sánh từng đại lý sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những điểm bất thường nhanh hơn.

Có thể so sánh theo:

  • Doanh số giữa các đại lý

  • Doanh số theo khu vực

  • Doanh số theo nhân viên kinh doanh

  • Doanh số theo tháng, quý, năm

  • Số lượng đơn hàng

  • Giá trị đơn hàng trung bình

  • Tốc độ tăng trưởng

  • Doanh số theo từng nhóm sản phẩm

Chẳng hạn, nếu nhiều đại lý trong cùng một khu vực đều giảm doanh số, vấn đề có thể không nằm ở từng đại lý riêng lẻ mà liên quan đến thị trường, chính sách giá hoặc hoạt động bán hàng tại khu vực đó.

Ngược lại, nếu chỉ một đại lý giảm mạnh trong khi những đại lý khác vẫn tăng trưởng, doanh nghiệp có cơ sở để kiểm tra riêng đại lý này.

Theo dõi doanh số theo khu vực và nhân viên

Với hệ thống đại lý lớn, báo cáo doanh số không nên dừng ở cấp đại lý.

Doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu theo cấu trúc:

Đại lý → Khu vực → Nhân viên phụ trách → Thời gian → Sản phẩm

Cách này giúp nhà quản lý trả lời nhanh những câu hỏi như:

  • Khu vực nào đang tạo doanh thu cao nhất?

  • Đại lý nào có tốc độ tăng trưởng tốt?

  • Nhân viên nào đang quản lý nhóm đại lý hiệu quả?

  • Sản phẩm nào đang được đại lý bán nhiều?

  • Khu vực nào có doanh số giảm?

  • Đại lý nào lâu không phát sinh đơn hàng?

Đây là cơ sở để đưa ra quyết định về chính sách bán hàng, phân bổ nhân viên và hỗ trợ từng khu vực.

Kết nối doanh số với đơn hàng, kho và công nợ

Theo dõi doanh số sẽ hiệu quả hơn nếu dữ liệu bán hàng không bị tách khỏi các nghiệp vụ khác.

Một quy trình quản lý có thể được liên kết theo hướng:

Đại lý đặt hàng → Tạo đơn hàng → Kiểm tra tồn kho → Xuất hàng → Ghi nhận doanh số → Thanh toán → Cập nhật công nợ

Khi các bước này nằm trên cùng một hệ thống, nhà quản lý có thể xem được toàn bộ tình trạng của một đại lý thay vì chỉ biết con số doanh thu.

Ví dụ, doanh số của một đại lý đang tăng nhưng lượng hàng trả lại cũng tăng hoặc công nợ bắt đầu quá hạn. Nếu chỉ xem báo cáo doanh thu, những vấn đề này rất dễ bị bỏ qua.

Có nên dùng Excel để theo dõi doanh số đại lý?

Excel có thể đáp ứng khi doanh nghiệp chỉ có số lượng đại lý và đơn hàng tương đối nhỏ. Tuy nhiên, khi dữ liệu tăng lên, việc nhập liệu và tổng hợp thủ công sẽ trở nên khó kiểm soát.

Một số vấn đề thường xuất hiện là:

  • Nhiều file dữ liệu khác nhau

  • Nhân viên nhập liệu không đồng nhất

  • Khó cập nhật báo cáo theo thời gian thực

  • Dễ sai lệch khi tổng hợp doanh số

  • Khó liên kết doanh số với tồn kho và công nợ

  • Mất thời gian khi cần đối chiếu lịch sử đơn hàng

Đặc biệt, khi doanh nghiệp có nhiều đại lý và nhiều kho, việc quản lý dữ liệu trên các bảng tính riêng biệt có thể khiến nhà quản lý khó có được một bức tranh đầy đủ về tình hình kinh doanh.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp theo dõi doanh số từng đại lý như thế nào?

Khi quy mô đại lý tăng, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hoặc phần mềm quản lý đại lý để tập trung dữ liệu.

Một hệ thống phù hợp có thể quản lý đồng thời:

Khách hàng → Đại lý → Báo giá → Đơn hàng → Nhập xuất tồn → Doanh thu → Công nợ

Nhà quản lý có thể lựa chọn đại lý cần xem, khoảng thời gian và các chỉ số cần phân tích để nhanh chóng có được báo cáo.

Thay vì cuối tháng mới tổng hợp doanh số từ nhiều file, dữ liệu được cập nhật ngay khi nhân viên tạo đơn hàng hoặc ghi nhận giao dịch.

Với doanh nghiệp có quy trình đặc thù, phần mềm còn có thể được thiết kế để phù hợp với cách phân loại đại lý, chính sách giá, chiết khấu, quy trình duyệt đơn và hệ thống báo cáo riêng.

Doanh nghiệp nên xây dựng báo cáo doanh số đại lý như thế nào?

Một báo cáo thực tế nên có ít nhất 4 nhóm thông tin:

1. Tổng quan: tổng doanh số, số đơn hàng, số đại lý đang hoạt động và tốc độ tăng trưởng.

2. Theo từng đại lý: doanh số, số đơn, sản phẩm bán ra, công nợ và lịch sử giao dịch.

3. Theo thời gian: so sánh ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm để nhận biết xu hướng.

4. Theo khu vực và nhân viên: đánh giá hiệu quả từng thị trường và người phụ trách.

Quan trọng hơn, báo cáo cần cho phép lọc và đối chiếu dữ liệu thay vì chỉ hiển thị một con số tổng.

Kết luận

Theo dõi doanh số từng đại lý không đơn thuần là cộng tổng giá trị các đơn hàng. Doanh nghiệp cần biết đại lý nào đang tạo doanh thu, doanh số tăng hay giảm, sản phẩm nào bán tốt, công nợ ra sao và hiệu quả thay đổi như thế nào theo thời gian.

Khi số lượng đại lý còn ít, Excel có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản. Nhưng khi hệ thống phân phối mở rộng, việc tập trung dữ liệu trên một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát đơn hàng, kho, doanh số và công nợ trên cùng một hệ thống.

Tại KBTECH, chúng tôi tư vấn, thiết kế và triển khai phần mềm quản lý bán hàng, quản lý đại lý và kho theo yêu cầu, giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu và xây dựng báo cáo phù hợp với quy trình vận hành thực tế. Doanh nghiệp có thể liên hệ KBTECH qua:

 

Liên hệ tư vẫn hỗ trợ