Doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên quản lý bán hàng như thế nào?

Khi doanh nghiệp mở rộng từ một điểm bán lên nhiều chi nhánh, bài toán bán hàng không còn nằm ở việc ghi nhận được bao nhiêu đơn. Điều khó hơn là làm sao để tất cả chi nhánh sử dụng cùng một hệ thống dữ liệu, kiểm soát tồn kho chính xác, theo dõi doanh số riêng từng điểm và vẫn nhìn được toàn bộ hoạt động kinh doanh từ cấp quản lý.

Nếu mỗi chi nhánh có cách nhập đơn, quản lý hàng hóa, theo dõi công nợ và báo cáo khác nhau, dữ liệu rất dễ bị phân tán. Ban lãnh đạo có thể biết doanh thu tổng nhưng lại khó trả lời nhanh những câu hỏi như: chi nhánh nào đang bán tốt, mặt hàng nào sắp hết, đơn nào chưa giao, doanh thu thực tế đã thu được bao nhiêu và tồn kho giữa các điểm có đang mất cân đối hay không?

Vì vậy, quản lý bán hàng nhiều chi nhánh nên được xây dựng theo hướng tập trung dữ liệu nhưng phân quyền vận hành theo từng chi nhánh.

Doanh nghiệp quản lý bán hàngthường gặp khó khăn gì khi quản lý bán hàng?

Mỗi chi nhánh có thể có nhân viên, khách hàng, đơn hàng và kho riêng, nhưng tất cả vẫn thuộc cùng một hệ thống kinh doanh. Nếu dữ liệu không được kết nối, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn ở nhiều khâu.

Trước hết là khó đồng bộ thông tin sản phẩm và bảng giá. Một sản phẩm có thể được bán tại nhiều chi nhánh với cùng mã hàng, nhưng nếu dữ liệu được quản lý riêng lẻ, việc cập nhật giá bán, chính sách chiết khấu hoặc trạng thái sản phẩm có thể không đồng nhất.

Tiếp theo là khó kiểm soát đơn hàng và tồn kho. Một chi nhánh có thể còn hàng trong khi chi nhánh khác thiếu hàng. Nếu bộ phận quản lý không nhìn được số liệu theo thời gian thực, việc điều chuyển hàng hoặc bổ sung tồn kho thường diễn ra chậm.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm soát doanh số, công nợ và hiệu quả bán hàng của từng chi nhánh. Chỉ nhìn doanh thu tổng toàn hệ thống chưa đủ để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp nhiều chi nhánh nên tổ chức quản lý theo mô hình tập trung, tương tự cách kiểm soát khi doanh nghiệp có nhiều đại lý. Với trường hợp có cả đại lý và chi nhánh, nội dung “Làm thế nào để quản lý đơn hàng từ nhiều đại lý?” có thể được xem như một phần mở rộng về kiểm soát đơn hàng theo từng điểm bán.

Mô hình quản lý bán hàng nhiều chi nhánh nên được tổ chức như thế nào?

Một hệ thống hiệu quả nên có một nguồn dữ liệu trung tâm, trong đó từng chi nhánh được phân quyền để thực hiện nghiệp vụ của mình.

Có thể hình dung quy trình như sau:

Chi nhánh → tạo đơn hàng → kiểm tra giá và tồn kho → xác nhận đơn → xuất hàng/giao hàng → cập nhật thanh toán → ghi nhận doanh thu → dữ liệu đồng bộ về hệ thống trung tâm.

Ở cấp chi nhánh, nhân viên chỉ cần nhìn thấy những dữ liệu liên quan đến phạm vi được phân quyền. Trong khi đó, quản lý hoặc ban giám đốc có thể xem dữ liệu tổng hợp của toàn bộ hệ thống.

Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng mỗi chi nhánh trở thành một “hệ thống riêng”, trong khi ban lãnh đạo phải tổng hợp dữ liệu thủ công để có được báo cáo chung.

Làm thế nào để đồng bộ đơn hàng giữa nhiều chi nhánh?

Đơn hàng nên được gắn trực tiếp với chi nhánh, nhân viên phụ trách, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, trạng thái giao hàng và thanh toán.

Khi một đơn hàng được tạo tại chi nhánh A, hệ thống cần ghi nhận ngay đơn thuộc chi nhánh nào và đang ở trạng thái nào. Nếu đơn được chuyển sang kho để xử lý, bộ phận kho cũng cần nhìn thấy chính xác số lượng hàng cần xuất.

Một quy trình có thể gồm: Tạo đơn → kiểm tra tồn kho → xác nhận → chuẩn bị hàng → xuất kho → giao hàng → hoàn tất → cập nhật thanh toán.

Điểm quan trọng là trạng thái của đơn hàng phải được cập nhật xuyên suốt. Quản lý không nên chỉ biết một đơn đã được tạo, mà cần biết đơn đang chờ xử lý, đang chuẩn bị hàng, đã giao hay vẫn còn công nợ.

Quản lý tồn kho giữa nhiều chi nhánh như thế nào để hạn chế sai lệch?

Tồn kho là một trong những dữ liệu cần được kiểm soát chặt nhất khi doanh nghiệp có nhiều điểm bán. Hệ thống nên cho phép theo dõi tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ và hàng đang được giữ cho đơn hàng theo từng chi nhánh hoặc từng kho.

Ví dụ, cùng một sản phẩm có tổng tồn 500 đơn vị trên toàn hệ thống nhưng chi nhánh A chỉ còn 20, chi nhánh B còn 150 và chi nhánh C còn 330. Con số tổng 500 không cho biết chi nhánh nào thực sự có khả năng đáp ứng đơn hàng.

Vì vậy, phần mềm cần cho phép quản lý nhìn được tồn kho theo từng địa điểm và hỗ trợ các nghiệp vụ như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê và điều chỉnh tồn.

Khi đơn hàng được xác nhận, số lượng hàng liên quan cũng nên được cập nhật theo quy trình để hạn chế tình trạng bán vượt tồn hoặc sử dụng cùng một lượng hàng cho nhiều đơn.

Làm thế nào để theo dõi doanh số của từng chi nhánh?

Doanh thu toàn hệ thống chỉ là một phần của bức tranh kinh doanh. Doanh nghiệp cần phân tích được doanh số theo chi nhánh, nhân viên, sản phẩm, nhóm sản phẩm và khoảng thời gian.

Chẳng hạn, báo cáo có thể trả lời:

• Chi nhánh nào có doanh thu cao nhất?

• Chi nhánh nào có số lượng đơn hàng tăng nhanh?

• Sản phẩm nào bán tốt ở từng khu vực?

• Doanh số của từng nhân viên kinh doanh là bao nhiêu?

• Giá trị đơn hàng trung bình giữa các chi nhánh có chênh lệch không?

• Chi nhánh nào có doanh thu cao nhưng công nợ chưa thu nhiều?

Khi các dữ liệu này được cập nhật tập trung, ban lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh dựa trên cùng một hệ thống thay vì yêu cầu từng chi nhánh tổng hợp báo cáo riêng.

Quản lý công nợ và thanh toán giữa nhiều chi nhánh cần lưu ý gì?

Nếu doanh nghiệp bán hàng có phát sinh công nợ, hệ thống cần tách rõ doanh thu, số tiền đã thu, số tiền còn phải thu và thời hạn thanh toán.

Mỗi khoản công nợ nên được liên kết với khách hàng, đơn hàng và chi nhánh phát sinh. Nhờ đó, bộ phận quản lý có thể kiểm tra công nợ theo từng khách hàng hoặc từng chi nhánh mà không phải đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên có báo cáo các khoản đã đến hạn, quá hạn và chưa thanh toán. Đây là dữ liệu quan trọng để bộ phận kinh doanh và kế toán phối hợp thu hồi công nợ.

Phân quyền nhân viên như thế nào khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh?

Không phải nhân viên nào cũng cần xem toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý bán hàng nhiều chi nhánh nên có cơ chế phân quyền theo vai trò, chi nhánh và nghiệp vụ.

Ví dụ, nhân viên bán hàng tại chi nhánh A có thể tạo và theo dõi đơn hàng của mình. Quản lý chi nhánh A có thể xem doanh số, tồn kho và công nợ thuộc chi nhánh. Trong khi đó, quản lý cấp công ty có thể xem dữ liệu tổng hợp của tất cả chi nhánh.

Phân quyền tốt vừa giúp bảo vệ dữ liệu kinh doanh, vừa giảm nguy cơ nhân viên truy cập hoặc thay đổi những thông tin không thuộc phạm vi công việc.

Doanh nghiệp nhiều chi nhánh cần những báo cáo nào?

Không nên xây dựng báo cáo chỉ để “có số liệu”. Báo cáo cần phục vụ trực tiếp cho quyết định kinh doanh.

Một hệ thống có thể tập trung các nhóm báo cáo như:

• Báo cáo bán hàng: doanh số, số đơn, doanh thu theo chi nhánh, nhân viên, sản phẩm và thời gian.
• Báo cáo kho: nhập – xuất – tồn, hàng sắp hết, hàng tồn lâu, tồn theo từng kho và tình trạng điều chuyển hàng.
• Báo cáo đơn hàng: đơn mới, đơn đang xử lý, đơn đã giao, đơn hủy, đơn chưa hoàn tất.
• Báo cáo công nợ: phải thu, đã thu, quá hạn và công nợ theo khách hàng hoặc chi nhánh.
• Báo cáo tổng hợp: so sánh hiệu quả giữa các chi nhánh và theo dõi tình hình kinh doanh toàn doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nhiều chi nhánh?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một hệ thống phức tạp ngay từ đầu. Tuy nhiên, khi số lượng chi nhánh tăng và dữ liệu bán hàng ngày càng lớn, việc quản lý tập trung sẽ trở nên cần thiết hơn.

Một số dấu hiệu đáng chú ý là doanh nghiệp bắt đầu gặp khó khăn khi tổng hợp doanh số, không biết chính xác tồn kho ở từng điểm, mất nhiều thời gian đối chiếu đơn hàng, khó kiểm soát công nợ hoặc ban lãnh đạo phải chờ nhân viên gửi báo cáo mới có số liệu.

Lúc này, doanh nghiệp nên xem xét một hệ thống có khả năng quản lý bán hàng, khách hàng, đơn hàng, kho, công nợ và báo cáo trên cùng một nền tảng, đồng thời cho phép phân quyền theo chi nhánh.

Phần mềm quản lý bán hàng nhiều chi nhánh cần có những gì?

Một giải pháp phù hợp nên bao gồm các nhóm chức năng chính:

• Quản lý chi nhánh và người dùng: tạo chi nhánh, kho, nhân viên và phân quyền.
• Quản lý sản phẩm: mã hàng, nhóm sản phẩm, đơn vị tính, bảng giá và chính sách bán hàng.
• Quản lý bán hàng: báo giá, đơn hàng, giao hàng, trạng thái đơn và lịch sử giao dịch.
• Quản lý kho: nhập, xuất, tồn, chuyển kho, kiểm kê và theo dõi tồn theo từng địa điểm.
• Quản lý công nợ: theo dõi khoản phải thu, thanh toán và công nợ theo khách hàng.
• Báo cáo quản trị: doanh thu, lợi nhuận, đơn hàng, tồn kho, công nợ và hiệu quả từng chi nhánh.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp không nên chỉ lựa chọn phần mềm dựa trên danh sách tính năng. Cần xem xét liệu hệ thống có phù hợp với quy trình bán hàng thực tế, mô hình phân quyền và cách tổ chức dữ liệu của doanh nghiệp hay không.

Giải pháp quản lý bán hàng đa chi nhánh của KBTECH

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, chúng tôi có thể tư vấn, thiết kế và triển khai phần mềm quản lý bán hàng theo yêu cầu, trong đó dữ liệu bán hàng, khách hàng, đơn hàng, kho, công nợ và báo cáo được tổ chức trên một hệ thống thống nhất.

Thay vì áp một quy trình giống nhau cho mọi doanh nghiệp, chúng tôi có thể xây dựng hệ thống dựa trên cách doanh nghiệp đang vận hành: cơ cấu chi nhánh, quy trình duyệt đơn, chính sách giá, phân quyền nhân viên, quản lý kho, biểu mẫu và hệ thống báo cáo.

Mục tiêu không chỉ là đưa dữ liệu lên phần mềm mà là tạo một quy trình quản lý có thể đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh, kiểm soát hoạt động bán hàng và giúp người quản lý có được thông tin kịp thời để ra quyết định.

Nếu doanh nghiệp đang cần xây dựng hệ thống quản lý bán hàng, đại lý, kho và nhiều chi nhánh trên cùng một nền tảng, chúng tôi có thể tư vấn giải pháp phù hợp với quy trình thực tế.

Hotline: 0857790998
Email: kbtech.technology@gmail.com
Website: kbtech.com.vn

Câu hỏi thường gặp 

Doanh nghiệp nhiều chi nhánh có nên dùng chung một phần mềm quản lý bán hàng không?

Nên nếu doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu và quản lý tập trung. Mỗi chi nhánh vẫn có thể được phân quyền riêng nhưng dữ liệu có thể tổng hợp về hệ thống trung tâm.

Có thể quản lý tồn kho riêng cho từng chi nhánh không?

Có. Hệ thống có thể tổ chức kho theo từng chi nhánh, theo dõi nhập – xuất – tồn và hỗ trợ điều chuyển hàng giữa các địa điểm.

Nhân viên chi nhánh có xem được dữ liệu của chi nhánh khác không?

Điều này phụ thuộc vào cơ chế phân quyền. Doanh nghiệp có thể thiết lập quyền xem, tạo, sửa hoặc duyệt dữ liệu theo từng vai trò và phạm vi chi nhánh.

Phần mềm có thể theo dõi doanh thu từng chi nhánh không?

Có. Nếu dữ liệu đơn hàng được gắn với chi nhánh phát sinh, hệ thống có thể tổng hợp và phân tích doanh thu theo từng chi nhánh, nhân viên, sản phẩm hoặc thời gian.

Doanh nghiệp có thể xây dựng phần mềm quản lý nhiều chi nhánh theo quy trình riêng không?

Có. Với mô hình nghiệp vụ đặc thù, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phần mềm theo yêu cầu để tùy chỉnh quy trình, biểu mẫu, báo cáo và phân quyền phù hợp.