Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) chiếm tới hơn 95% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam, đóng vai trò xương sống của nền kinh tế. Tuy nhiên, phần lớn SME lại đang phải đối mặt với những thách thức: vốn hạn chế, quy trình quản trị còn thủ công, nhân sự mỏng, khả năng cạnh tranh yếu trước các tập đoàn lớn.
Trong bối cảnh đó, số hóa không còn là đặc quyền của “ông lớn”, mà trở thành chìa khóa để SME nâng cao năng suất, giảm chi phí và mở rộng thị trường. Theo nghiên cứu của World Bank (2023), SME áp dụng công nghệ số có thể tăng năng suất lao động trung bình 20–30% và mở rộng thị trường gấp 2 lần so với SME chưa số hóa.
Tại KBTECH, chúng tôi đã triển khai nhiều dự án cho SME trong lĩnh vực bán lẻ, giáo dục, thương mại dịch vụ và nhận thấy rằng chỉ cần số hóa đúng cách, SME hoàn toàn có thể “lột xác” và cạnh tranh sòng phẳng với doanh nghiệp lớn.
Thực trạng SME trước khi số hóa
Quản lý thủ công: dữ liệu rời rạc, dễ sai sót
Đa số SME tại Việt Nam vẫn quản lý hoạt động kinh doanh bằng sổ sách giấy hoặc bảng Excel rời rạc. Trong giai đoạn đầu, cách làm này có vẻ tiết kiệm, dễ thực hiện và không cần đầu tư nhiều. Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng và đơn hàng tăng lên, việc quản lý thủ công nhanh chóng bộc lộ hạn chế.
Chỉ cần một nhân viên nhập nhầm số liệu hoặc quên ghi chép, báo cáo tài chính đã bị sai lệch. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau gây tốn thời gian và dễ trùng lặp. Một chủ cửa hàng bán lẻ chia sẻ rằng họ mất gần 3 ngày mỗi tháng để kiểm kê hàng tồn kho, trong khi phần mềm quản lý chỉ cần vài phút là có thể xuất báo cáo chính xác. Sự chậm trễ này khiến SME khó ra quyết định kịp thời, bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh.
Marketing hạn chế: phụ thuộc vào truyền miệng
Phần lớn SME không có ngân sách lớn cho marketing, nên thường dựa vào truyền miệng, tờ rơi hoặc quảng cáo nhỏ lẻ. Cách làm này giúp duy trì khách quen nhưng lại không đủ để mở rộng thị trường.
Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn đang đầu tư mạnh vào quảng cáo trực tuyến, tối ưu SEO, chạy Facebook Ads, Google Ads để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Một quán cà phê nhỏ ở Cần Thơ có thể nổi tiếng trong khu vực nhờ truyền miệng, nhưng sẽ khó cạnh tranh với chuỗi cà phê có mặt trên mọi nền tảng số, nơi khách hàng có thể đặt hàng chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Chăm sóc khách hàng yếu: thiếu hệ thống CRM
Một điểm yếu khác là SME hầu như không có hệ thống quản lý khách hàng (CRM). Dữ liệu khách hàng, nếu có, cũng được lưu trữ rời rạc trong sổ ghi chép, điện thoại cá nhân hoặc Excel.
Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể theo dõi lịch sử mua hàng, không cá nhân hóa dịch vụ và dễ bỏ lỡ cơ hội từ khách hàng cũ. Ví dụ, một tiệm spa nhỏ ở Hà Nội chỉ lưu số điện thoại khách hàng trên giấy. Khi có chương trình khuyến mãi, chủ tiệm phải gọi thủ công cho từng người, vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu có CRM, spa này có thể tự động gửi tin nhắn đúng đối tượng, theo dõi tỷ lệ khách quay lại, từ đó tối ưu chi phí marketing.
Quyết định thiếu dữ liệu: dựa vào cảm tính
Nhiều chủ SME đưa ra quyết định dựa trên kinh nghiệm hoặc linh cảm. Điều này có thể hiệu quả trong giai đoạn đầu, nhưng khi thị trường cạnh tranh gay gắt, cách làm này trở nên rủi ro.
Ví dụ: một cửa hàng quần áo tin rằng áo sơ mi là mặt hàng bán chạy nhất vì “cảm thấy khách hay hỏi”. Nhưng khi có dữ liệu thực tế, áo phông mới là sản phẩm chiếm tới 60% doanh thu. Nếu nhập hàng theo cảm tính, cửa hàng sẽ rơi vào tình trạng tồn kho, quay vòng vốn chậm. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc quyết định dựa vào dữ liệu quan trọng hơn nhiều so với cảm tính.
Lợi ích mà số hóa mang lại cho SME
Tiết kiệm chi phí quản lý
Số hóa giúp tự động hóa nhiều quy trình như nhập liệu, quản lý đơn hàng, xuất báo cáo. SME có thể giảm chi phí nhân sự, hạn chế thất thoát và tiết kiệm thời gian. Ví dụ, một cửa hàng tạp hóa ở Cần Thơ áp dụng phần mềm quản lý đã giảm 30% chi phí văn phòng và tăng độ chính xác trong kiểm kê.
Nâng cao hiệu quả làm việc
Khi mọi dữ liệu được đồng bộ trên hệ thống, nhân viên không cần lặp đi lặp lại các công việc thủ công. Điều này giúp SME tăng tốc độ xử lý đơn hàng, cải thiện dịch vụ khách hàng và nâng cao năng suất lao động. Một cửa hàng thời trang nhỏ có thể rút ngắn thời gian thanh toán từ 10 phút xuống còn 3 phút nhờ phần mềm bán hàng.
Mở rộng thị trường với chi phí thấp
Số hóa giúp SME tiếp cận khách hàng trên toàn quốc, thậm chí quốc tế, mà không cần mở thêm chi nhánh. Chỉ cần một website chuẩn SEO hoặc fanpage kết hợp chatbot, doanh nghiệp đã có thể bán hàng cho hàng nghìn khách hàng tiềm năng.
Ví dụ, một cửa hàng đặc sản miền Tây có thể bán cho khách Hà Nội qua website, trong khi trước đây chỉ phục vụ khách vãng lai.
Quản lý khách hàng hiệu quả với CRM
CRM cho phép SME theo dõi lịch sử giao dịch, phân loại khách hàng và cá nhân hóa dịch vụ. Nhờ đó, tỷ lệ khách quay lại tăng, chi phí marketing giảm.
Ví dụ: một trung tâm ngoại ngữ nhỏ sử dụng CRM để tự động gửi email nhắc học viên lịch học, kết hợp khuyến mãi khóa học tiếp theo. Nhờ đó, 70% học viên quay lại đăng ký, trong khi trước đây tỷ lệ này chỉ khoảng 40%.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu
Một website chuyên nghiệp, một ứng dụng di động tiện lợi hay một dịch vụ chăm sóc khách hàng hiện đại giúp SME tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại và đáng tin cậy. Khách hàng ngày nay thường tìm kiếm thông tin online trước khi quyết định mua. Nếu doanh nghiệp không có sự hiện diện số, họ sẽ dễ dàng bỏ qua.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Nhờ hệ thống số hóa, SME có thể dựa trên báo cáo doanh thu, tồn kho, hành vi khách hàng để đưa ra quyết định chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp đầu tư đúng sản phẩm, giảm tồn kho và tối ưu dòng vốn.
Ví dụ thực tế tại Việt Nam
-
Trường hợp 1: SME bán lẻ thời trang tại Cần Thơ
Sau khi áp dụng phần mềm bán hàng và website thương mại điện tử:-
Doanh thu tăng 35% sau 6 tháng.
-
Tỷ lệ khách quay lại tăng 50%.
-
Tiết kiệm hơn 20 giờ/tuần cho công việc báo cáo.
-
-
Trường hợp 2: SME trong lĩnh vực giáo dục tại Hà Nội
Triển khai hệ thống e-learning và CRM:-
Số lượng học viên tăng gấp đôi trong 1 năm.
-
70% học viên quay lại đăng ký khóa tiếp theo.
-
Chi phí marketing giảm 25% nhờ tự động hóa.
-
Vì sao SME thường chậm số hóa?
-
Lo ngại chi phí: nhiều SME nghĩ rằng số hóa chỉ dành cho doanh nghiệp lớn, trong khi hiện nay đã có nhiều giải pháp chi phí hợp lý.
-
Thiếu nhân sự IT: SME không có đội ngũ công nghệ chuyên trách.
-
Chưa thấy lợi ích ngay: nhiều doanh nghiệp mong muốn kết quả tức thì, khi không thấy ngay lập tức thì bỏ cuộc.
Lộ trình số hóa phù hợp cho SME
-
Bước đầu: áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, kế toán cơ bản để giải quyết nhu cầu tức thì.
-
Bước 2: xây dựng website hoặc fanpage chuẩn SEO để mở rộng thị trường.
-
Bước 3: tích hợp CRM để quản lý khách hàng và cá nhân hóa dịch vụ.
-
Bước 4: khi doanh nghiệp phát triển, mở rộng sang ERP mini hoặc ứng dụng di động.
KBTECH đã triển khai nhiều gói giải pháp “từng bước” cho SME, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đạt hiệu quả bền vững.
Kết luận
Số hóa là cơ hội để SME thoát khỏi hạn chế về vốn, nhân sự và quy mô. Lợi ích rõ rệt nhất chính là tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, mở rộng thị trường và nâng cao hình ảnh thương hiệu.
Điều quan trọng là SME cần bắt đầu từng bước, chọn giải pháp phù hợp và có đối tác đồng hành đáng tin cậy. Nhờ đó, số hóa sẽ trở thành bàn đạp giúp SME phát triển bền vững và cạnh tranh sòng phẳng với các doanh nghiệp lớn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
SDT: 0977383456
EMAIL: kbtech.technology@gmail.com
WEBSITE : kbtech.com.vn
ĐĂNG KÝ ZALO OA : dangkyzalooa.com
Giải pháp Zalo Mini App
Kiến thức