Những năm gần đây, trí tuệ nhân tạo (AI) đã xuất hiện nhiều hơn trong đời sống và công việc. Không ít cơ quan, đơn vị đã bắt đầu thử nghiệm AI để hỗ trợ xử lý hồ sơ, soạn thảo văn bản hay quản lý dữ liệu. Ở cấp xã, nơi cán bộ công chức thường xuyên trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, nhu cầu ứng dụng AI là rất rõ ràng. Tuy vậy, thực tế cho thấy đội ngũ cán bộ xã vẫn gặp nhiều vướng mắc khi tiếp cận công nghệ mới này. Từ quan sát thực tế, có thể thấy ba khó khăn lớn nhất mà các anh chị cán bộ đang phải đối mặt như sau:
Hệ thống văn bản pháp luật thay đổi nhanh, thiếu công cụ tổng hợp và tóm lược
Một trong những khó khăn thường trực của cán bộ xã là việc cập nhật, theo dõi và áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Thực tế cho thấy, số lượng văn bản mới ban hành ngày càng nhiều và tốc độ thay đổi cũng ngày càng nhanh. Điều này dẫn đến áp lực lớn trong việc nắm bắt, tóm tắt và đánh giá ảnh hưởng của từng văn bản đến công việc xử lý hằng ngày.
Ở cấp xã, cán bộ thường không có sẵn bộ công cụ đủ mạnh để tổng hợp dữ liệu, phân loại văn bản, hay hỗ trợ phân tích sự thay đổi. Tất cả vẫn chủ yếu làm thủ công, mất nhiều thời gian và dễ sai sót. Trong khi đó, các nền tảng AI như NotebookLM hay các ứng dụng phân tích văn bản thông minh hoàn toàn có thể giúp hệ thống hóa, tóm tắt và đưa ra gợi ý chính xác, tiết kiệm thời gian cho cán bộ. Tuy nhiên, việc thiếu công cụ phù hợp và chưa quen sử dụng AI khiến khoảng cách giữa “khối lượng văn bản cần xử lý” và “năng lực xử lý” ngày càng lớn.
Khối lượng công việc quá tải, thiếu thời gian tiếp cận công cụ mới
Một thực tế khác là khối lượng công việc tại xã ngày càng tăng. Cán bộ không chỉ thực hiện công tác quản lý hành chính đơn thuần mà còn kiêm nhiệm nhiều hoạt động liên quan đến an sinh xã hội, y tế, giáo dục, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân… Sự chồng chéo này khiến nhiều cán bộ rơi vào tình trạng quá tải.
Trong bối cảnh đó, việc học hỏi, thử nghiệm hay tiếp cận với công cụ mới như AI thường bị đẩy xuống ưu tiên thấp hơn. Cán bộ quen làm việc theo cách cũ, xử lý giấy tờ và hồ sơ thủ công dù biết rằng mất nhiều thời gian. Điều này vô tình tạo ra vòng luẩn quẩn: công việc nhiều → không có thời gian học công cụ mới → tiếp tục làm theo cách cũ → khối lượng công việc ngày càng lớn hơn.
Đây chính là điểm nghẽn lớn thứ hai. AI vốn có thể trở thành “trợ lý số” để giảm gánh nặng, nhưng để khai thác được thì người dùng phải có thời gian và điều kiện tiếp cận ban đầu.
Kỹ năng giao việc cho AI – “nút thắt” quan trọng nhất
Khó khăn lớn nhất, theo quan sát thực tiễn, chính là việc thiếu kỹ năng “giao việc cho AI”. AI chỉ thật sự phát huy sức mạnh khi người dùng biết cách đặt câu hỏi, mô tả yêu cầu rõ ràng và khai thác kết quả một cách hiệu quả. Nói cách khác, cán bộ cần phải có kỹ năng tư duy lại quy trình công việc, tách bạch những phần có thể giao cho AI và những phần cần sự phán đoán, xử lý của con người.
Đây là kỹ năng mới, đòi hỏi sự thay đổi thói quen. Nếu chỉ coi AI như “một công cụ tra cứu” thì cán bộ sẽ không tận dụng hết giá trị mà nó mang lại. Nhưng nếu biết “giao việc thông minh”, AI có thể giúp soạn thảo báo cáo, tóm tắt văn bản, quản lý dữ liệu và thậm chí đưa ra gợi ý cải tiến quy trình. Kỹ năng này không chỉ cần thời gian rèn luyện mà còn cần sự hướng dẫn bài bản từ các chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp.
Giải pháp đề xuất
Để tháo gỡ ba nút thắt trên, cần có sự đồng bộ từ nhiều phía:
- Ứng dụng công nghệ chuyên dụng: Đưa vào sử dụng những nền tảng AI đã được tối ưu cho hành chính công như NotebookLM, hệ thống quản lý văn bản thông minh, giúp cán bộ giảm tải khâu đọc – tổng hợp – phân tích.
- Đào tạo ngắn hạn và thực tiễn: Tổ chức các khóa tập huấn ngắn gọn, “cầm tay chỉ việc”, hướng đến việc giải quyết ngay những nhu cầu công việc thường ngày, thay vì các khóa học quá hàn lâm.
- Xây dựng thói quen giao việc cho AI: Khuyến khích cán bộ luyện tập kỹ năng đặt câu hỏi, phân tách công việc, sử dụng các mẫu gợi ý (prompt template) để dần hình thành tư duy khai thác AI như một “trợ lý ảo”.
Kết luận
AI không phải là chiếc đũa thần giải quyết tất cả, nhưng chắc chắn là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ nếu biết cách khai thác. Với cán bộ cấp xã – lực lượng gần dân nhất và chịu nhiều áp lực nhất – việc vượt qua ba khó khăn kể trên sẽ mở ra cơ hội cải thiện hiệu suất công việc, nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Điều quan trọng không chỉ là “có AI” mà là “biết cách làm việc với AI”. Đây chính là chìa khóa của chuyển đổi số thành công ở cấp cơ sở.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
SDT: 0977383456
EMAIL: kbtech.technology@gmail.com
WEBSITE : kbtech.com.vn
ĐĂNG KÝ ZALO OA : dangkyzalooa.com
Giải pháp Zalo Mini App
Kiến thức