Trong nhiều lĩnh vực như pháp chế, kiểm toán, quản trị tuân thủ hay nghiên cứu chính sách, nhu cầu so sánh văn bản cũ – mới hoặc quy định trong nước – quốc tế là việc bắt buộc. Nếu đọc và dò thủ công, bạn sẽ phải xử lý hàng trăm trang chữ, dễ mệt mỏi và bỏ sót.
Điều quan trọng không phải là bạn “lười”, mà là bạn đang dùng sai “cần câu”. Với sự hỗ trợ của AI, việc so sánh hàng loạt văn bản có thể được rút ngắn chỉ còn vài giờ, với bảng kết quả rõ ràng và có trích dẫn từng điều–khoản–trang.
Dưới đây là combo công cụ và quy trình mình đang áp dụng để so sánh quy định cũ – mới, nội địa – quốc tế, nhanh mà vẫn chính xác.
1. Chọn công cụ phù hợp với từng nhiệm vụ
Mỗi công cụ AI và phần mềm truyền thống có một thế mạnh riêng. Nếu dùng đúng, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian:
- NotebookLM: Dùng để tập hợp tất cả nguồn tài liệu (quy định, checklist, hồ sơ) vào một nơi. Khi hỏi – đáp, hệ thống sẽ trích dẫn từ nguồn gốc. Rất phù hợp để xây dựng bảng Đạt/Chưa đạt – % – mâu thuẫn dựa trên checklist.
- Gemini: Chuyên xử lý văn bản dài, thích hợp để đối chiếu hai phiên bản (ví dụ Thuế 2023 vs Thuế 2025). Ưu điểm là xuất bảng so sánh chi tiết và có thể đưa trực tiếp sang Google Sheets mà không cần copy thủ công.
- ChatGPT (Projects): Hữu ích để chuẩn hóa quy trình. Bạn có thể lưu sẵn nguồn + hướng dẫn, sau đó mỗi lần chỉ thay văn bản mới vào. AI sẽ tạo Change Log, Action Plan theo khung đã lưu.
- Word/Google Docs: Có sẵn chức năng Compare documents, nhưng chỉ so sánh được 2 file Word cơ bản. Nếu cần so sánh đa nguồn hoặc xuất bảng tác động thì AI vượt trội hơn hẳn.
Gợi ý nhanh: Gemini để so sánh chi tiết, NotebookLM để quản lý nguồn, ChatGPT để chuẩn hóa quy trình.
2. Quy trình 6 bước để so sánh văn bản nhanh – chắc
Để không bị rối, bạn có thể áp dụng quy trình sau:
- Gom nguồn: Tách nhóm văn bản thành VN/Quốc tế, cũ/mới, kèm phụ lục liên quan. Đưa hết vào một thư mục Drive để quản lý.
- Chuẩn hóa dữ liệu: Nếu là file scan → OCR để tạo lớp text, đảm bảo AI đọc được.
- NotebookLM: Nạp hai phiên bản + checklist. Yêu cầu AI đối chiếu và xuất bảng Đạt/Chưa đạt – % – mâu thuẫn, kèm số trang.
- Gemini: Yêu cầu xuất bảng 4 cột:
- A: Điều – Khoản – Trang (cũ/VN)
- B: Điều – Khoản – Trang (mới/QT)
- Khác biệt
- Tác động
- ChatGPT (Projects): Từ bảng trên, tạo Change Log và Action Plan theo từng mốc 30 – 60 – 90 ngày.
- Rà soát pháp lý lần cuối: Kiểm tra dẫn chiếu Điều – Khoản – Trang, xác định rõ trùng lặp, mâu thuẫn hoặc thiếu thông tin. Nếu thiếu, AI sẽ liệt kê mục cần bổ sung thay vì suy đoán.
3. Cách đặt yêu cầu để AI hiểu đúng
Thay vì ra lệnh khô cứng, bạn chỉ cần diễn đạt rõ ràng:
- Xác định vai trò: “Bạn là chuyên gia pháp chế nội bộ, cần đối chiếu văn bản.”
- Nói rõ đầu vào: “So sánh văn bản A (cũ/VN) và văn bản B (mới/QT).”
- Yêu cầu định dạng: “Hãy lập bảng 4 cột (Điều–Khoản–Trang | Điều–Khoản–Trang | Khác biệt | Tác động).”
- Nhấn mạnh ưu tiên: “Chỉ ghi điểm khác biệt có dẫn chiếu, phân loại mức độ ảnh hưởng (Cao/Trung bình/Thấp).”
- Đầu ra mong muốn: “Xuất bảng gọn, dễ import sang Google Sheets/Jira.”
Nói cách khác: càng rõ ràng – càng cụ thể – càng có cấu trúc, AI càng dễ cho bạn kết quả đúng mong muốn.
4. Mẹo để làm việc nhanh mà không “toát mồ hôi”
- Chuẩn bị sẵn checklist chuẩn + khung yêu cầu → lần sau chỉ thay nguồn.
- Không nạp tất cả văn bản một lần → chia theo chủ đề và xử lý từng phần.
- Luôn yêu cầu AI trích dẫn chính xác: Nguồn | Điều – Khoản | Trang. Nếu AI không dẫn được thì coi như chưa đủ căn cứ.
Kết luận
Thay vì mất hàng ngày đọc thủ công, bạn có thể dùng AI để so sánh văn bản hàng trăm trang trong vài giờ. Chìa khóa là chọn đúng công cụ cho đúng việc:
- Gemini để tạo bảng so sánh chi tiết,
- NotebookLM để gom và quản lý nguồn,
- ChatGPT để chuẩn hóa quy trình và tạo kế hoạch hành động.
Khi áp dụng đúng quy trình 6 bước và giữ checklist rõ ràng, bạn sẽ có được bảng so sánh chuẩn xác, có trích dẫn đầy đủ, sẵn sàng triển khai vào thực tế mà không bỏ sót chi tiết quan trọng.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
SDT: 0977383456
EMAIL: kbtech.technology@gmail.com
WEBSITE : kbtech.com.vn
ĐĂNG KÝ ZALO OA : dangkyzalooa.com
Giải pháp Zalo Mini App
Kiến thức